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Première année d'une SAS : obligations immédiates et délais à respecter

La création d'une SAS ne s'arrête pas à l'immatriculation. Les semaines et les mois qui suivent imposent une série d'obligations précises, réparties entre le droit des sociétés, la fiscalité et le droit social. Ignorer l'une de ces échéances expose le dirigeant à des sanctions ou à des complications qui auraient pu être évitées.

La première année de vie d'une SAS obéit à des règles particulières, différentes de celles qui s'appliqueront ensuite chaque exercice. Certaines obligations sont allégées, comme l'absence d'acompte d'impôt sur les sociétés ou l'exonération de cotisation foncière des entreprises. D'autres, en revanche, doivent être anticipées dès les premières semaines, sous peine de fragiliser la société.

Cet article présente, dans l'ordre chronologique, l'ensemble des démarches à accomplir durant la première année d'une SAS, du lendemain de l'immatriculation jusqu'à l'approbation du premier exercice comptable.

Les formalités à accomplir dès l'immatriculation

L'immatriculation au registre du commerce et des sociétés marque la naissance juridique de la SAS. Le greffe délivre un extrait Kbis et procède à la publication automatique d'un avis au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales. Ces formalités ne dispensent pas le président de vérifier plusieurs points dans les jours qui suivent.

La société doit avoir déclaré au registre du commerce et des sociétés l'identité de ses bénéficiaires effectifs, c'est-à-dire les personnes physiques qui détiennent, directement ou indirectement, plus de 25 % du capital ou des droits de vote, ou qui exercent par tout autre moyen un pouvoir de contrôle sur la société. Cette déclaration doit en principe être déposée en même temps que la demande d'immatriculation ; à défaut, elle doit l'être dans un délai de quinze jours suivant la délivrance du récépissé de dépôt du dossier de création.

Chaque document commercial émis par la société doit désormais mentionner sa dénomination sociale, la forme juridique SAS, le montant du capital social, l'adresse du siège social ainsi que le numéro unique d'identification suivi de la mention « RCS » et du nom de la ville où la société est immatriculée. Cette obligation, prévue par le Code de commerce, s'applique aux factures, devis, bons de commande et à l'ensemble de la correspondance professionnelle.

La SAS doit également tenir, dès sa constitution, un registre des mouvements de titres retraçant chaque transfert d'actions, ainsi qu'un compte individuel pour chaque associé. Ces documents ne sont pas facultatifs : ils conditionnent la validité des transferts d'actions ultérieurs et sont opposables aux tiers.

Les obligations fiscales de la première année

Le régime fiscal de la SAS se détermine dès la création. Sauf option contraire, la société est soumise à l'impôt sur les sociétés dès son premier exercice. Une option pour le régime des sociétés de personnes reste possible sous conditions strictes (SAS non cotée de moins de cinq ans, employant moins de cinquante salariés, réalisant un chiffre d'affaires inférieur à un seuil fixé par la loi, et dont le capital est détenu majoritairement par des personnes physiques). Cette option doit être notifiée au service des impôts avant la fin du troisième mois du premier exercice et n'est valable que pour cinq exercices maximum.

Le choix du régime de TVA applicable doit également être arrêté dès le début d'activité, entre la franchise en base, le régime réel simplifié et le régime réel normal. Ce choix conditionne la fréquence des déclarations et le moment où la société commence à facturer la taxe à ses clients.

La cotisation foncière des entreprises n'est pas due au titre de l'année de création de la CFE de la SAS. Cette exonération ne dispense pas d'une formalité déclarative : la société doit déposer une déclaration initiale auprès du service des impôts des entreprises avant le 31 décembre de l'année de sa création, afin que l'administration puisse calculer la cotisation due à compter de l'année suivante.

L'impôt sur les sociétés ne donne généralement pas lieu au versement d'acomptes durant le premier exercice, puisque leur calcul se fonde sur l'impôt payé au titre de l'exercice précédent, qui n'existe pas encore. L'impôt dû au titre du premier exercice est donc réglé en une seule fois, après la clôture, au moyen du relevé de solde.

Les obligations sociales du président et des salariés

Le président de la SAS relève du régime général de la sécurité sociale au titre du régime des assimilés salariés, quelle que soit sa participation au capital. Cette affiliation entraîne le versement de cotisations sociales spécifiques au président dès le premier versement de rémunération, ainsi qu'une adhésion obligatoire à une caisse de retraite complémentaire relevant de l'AGIRC-ARRCO.

L'absence de rémunération versée au président ne dispense pas d'une déclaration auprès de l'URSSAF, mais elle limite les cotisations dues à un montant minimal, voire nul selon les régimes applicables. Cette situation reste fréquente lors des premiers mois d'activité, lorsque la société ne dégage pas encore de trésorerie suffisante.

Le recrutement d'un premier salarié déclenche une série d'obligations propres au droit du travail : déclaration préalable à l'embauche, inscription sur le registre unique du personnel, affichage des informations obligatoires dans les locaux, adhésion à un service de santé au travail et transmission mensuelle de la déclaration sociale nominative.

La tenue de la comptabilité et des registres

Une SAS doit tenir une comptabilité régulière dès le premier jour de son activité, quelle que soit la nature de celle-ci. Cette obligation impose l'enregistrement chronologique de toutes les opérations affectant le patrimoine de la société, ainsi que la conservation des pièces justificatives correspondantes.

Les statuts fixent la durée du premier exercice comptable. Celui-ci peut être aligné sur l'année civile, mais il peut également être allongé jusqu'à vingt-quatre mois ou raccourci, selon la date de constitution de la société. Un exercice allongé décale d'autant les échéances qui en dépendent, notamment le dépôt de la liasse fiscale et l'approbation des comptes.

Le registre des décisions des associés doit être ouvert dès la première décision collective prise en dehors de l'assemblée constitutive. Chaque procès-verbal y est consigné dans l'ordre chronologique, qu'il s'agisse d'une décision relevant de la compétence légale des associés ou d'une décision que les statuts leur réservent expressément.

La clôture du premier exercice et l'approbation des comptes

La clôture du premier exercice comptable ouvre une nouvelle série d'obligations, cette fois tournées vers l'arrêté et la validation des comptes. Le président établit les comptes annuels, comprenant le bilan, le compte de résultat et une annexe.

Les associés doivent ensuite approuver les comptes annuels lors d'une décision collective, dans un délai de six mois suivant la date de clôture de l'exercice. Ce délai s'applique dès le premier exercice, y compris lorsque celui-ci a été allongé au-delà de douze mois.

Une fois les comptes approuvés, la société dispose d'un mois pour les déposer au greffe du tribunal de commerce, porté à deux mois lorsque le dépôt est effectué par voie électronique. La liasse fiscale correspondante doit être transmise à l'administration fiscale selon un calendrier propre à la date de clôture retenue.

L'absence d'approbation ou de dépôt des comptes dans les délais expose la société à des sanctions, allant de l'injonction sous astreinte prononcée par le président du tribunal de commerce jusqu'à une amende pénale visant le dirigeant. Ces conséquences justifient d'anticiper ces échéances dès la fixation de la date de clôture du premier exercice.