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Obligations comptables d'une EURL

Toute EURL, quelle que soit son activité, est soumise à une comptabilité obligatoire dès sa création. Cette obligation découle de sa forme juridique : la loi la classe parmi les sociétés commerciales, indépendamment de l'activité réellement exercée par l'associé unique.

Le contenu exact de cette comptabilité varie cependant fortement selon le régime fiscal retenu. Une EURL soumise à l'impôt sur le revenu et relevant du régime micro supporte des obligations très allégées, tandis qu'une EURL à l'impôt sur les sociétés doit tenir une comptabilité complète, quel que soit son chiffre d'affaires.

Cet article détaille les obligations comptables applicables à l'EURL selon sa situation, les documents à établir chaque année, et les risques encourus en cas de comptabilité irrégulière ou absente.

Le cadre légal des obligations comptables d'une EURL

L'EURL est une société commerciale par sa forme, quelle que soit la nature de l'activité exercée par l'associé unique : commerciale, artisanale, libérale ou agricole. Cette qualification emporte une conséquence directe : l'EURL est soumise aux obligations comptables applicables aux commerçants, prévues par les articles L123-12 et suivants du Code de commerce.

Ces obligations comptables ne doivent pas être confondues avec les obligations fiscales de l'EURL, qui portent sur les déclarations et le paiement de l'impôt. La comptabilité constitue la base à partir de laquelle ces déclarations sont établies, mais elle répond à des règles propres, fixées par le droit commercial et non par le droit fiscal.

L'étendue exacte de ces obligations dépend toutefois de la situation fiscale de l'EURL, en particulier de son éligibilité au régime micro-entreprise, présenté plus loin dans cet article.

Les obligations comptables communes à toute EURL au régime réel

L'article L123-12 du Code de commerce impose à toute personne ayant la qualité de commerçant l'enregistrement chronologique des mouvements affectant son patrimoine. L'EURL entre systématiquement dans ce champ d'application, sauf lorsqu'elle relève du régime micro-entreprise.

Le livre-journal enregistre chaque opération, jour par jour, dans l'ordre où elle se produit : une vente, un achat, un règlement de charge, une entrée de trésorerie. Il constitue la base de toute la comptabilité de l'EURL.

Le grand livre reprend les écritures inscrites au livre-journal, mais les classe par compte plutôt que par ordre chronologique. Il permet de suivre l'évolution de chaque poste comptable : chiffre d'affaires, charges de personnel, comptes bancaires, ou encore compte courant d'associé.

Un inventaire doit être réalisé au moins une fois par exercice. Il consiste à contrôler physiquement l'existence et à évaluer la valeur des éléments d'actif et de passif de la société : stocks, immobilisations, créances, dettes.

À la clôture de chaque exercice, généralement fixée à douze mois, l'EURL doit établir des comptes annuels composés d'un bilan, d'un compte de résultat et d'une annexe. Le bilan photographie le patrimoine de la société à la date de clôture. Le compte de résultat retrace l'ensemble des produits et des charges de l'exercice pour déterminer le bénéfice ou la perte. L'annexe complète ces deux documents par des informations sur les méthodes comptables retenues et les événements significatifs de l'exercice.

Une fois établis, ces comptes annuels doivent être approuvés par l'associé unique dans les six mois suivant la clôture de l'exercice, puis déposés au greffe du tribunal de commerce.

Des obligations qui varient selon le régime d'imposition de l'EURL

Le régime fiscal choisi par l'EURL détermine directement l'étendue de ses obligations comptables. Trois configurations coexistent, selon que la société relève du régime micro, du régime réel simplifié ou du régime réel normal.

Le choix entre régime réel simplifié et régime réel normal dépend du chiffre d'affaires annuel de l'EURL. Le détail de ces seuils et leur articulation avec le choix entre impôt sur le revenu et impôt sur les sociétés est présenté dans notre article consacré aux obligations selon le régime fiscal de l'EURL.

Les conditions d'accès au régime micro-entreprise

Le régime micro suppose que l'EURL soit soumise à l'impôt sur le revenu, que l'associé unique soit une personne physique, et que le chiffre d'affaires annuel hors taxes reste inférieur aux seuils fixés par la loi : 188 700 € pour les activités de vente de marchandises et de fourniture de logement, 77 700 € pour les prestations de services et les activités libérales.

Combien de temps conserver les documents comptables ?

Les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservés pendant dix ans à compter de la clôture de l'exercice auquel ils se rapportent. Cette durée résulte de l'article L123-22 du Code de commerce.

Sont concernés le livre-journal, le grand livre, les comptes annuels, mais également l'ensemble des pièces justificatives : factures émises et reçues, relevés bancaires, contrats, bulletins de paie. Cette conservation permet de répondre à un contrôle fiscal, à une demande d'un tiers ou à une vérification de l'administration.

Les documents transmis à l'administration fiscale dans le cadre de la liasse fiscale doivent également être conservés selon cette même durée.

Quelles sanctions en cas de comptabilité irrégulière ou absente ?

L'absence de comptabilité ou sa tenue manifestement irrégulière expose l'EURL et son gérant à plusieurs types de conséquences, de nature fiscale, civile et parfois pénale.

Sur le plan fiscal, l'administration peut rejeter une comptabilité jugée non probante et procéder à une évaluation d'office du résultat imposable. Cette reconstitution du chiffre d'affaires ou du bénéfice s'accompagne généralement de rappels d'impôt assortis de pénalités et d'intérêts de retard.

Sur le plan civil, l'absence de comptabilité régulière peut être retenue comme une faute de gestion du gérant, notamment en cas de procédure collective. Cette faute peut engager sa responsabilité personnelle et, dans certains cas, conduire à une action en responsabilité pour insuffisance d'actif.

Sur le plan pénal, la disparition ou l'absence de documents comptables dans le cadre d'une procédure de redressement ou de liquidation judiciaire peut constituer le délit de banqueroute, prévu par l'article L654-2 du Code de commerce. Cette infraction est sanctionnée par des peines pouvant aller jusqu'à cinq ans d'emprisonnement et 75 000 € d'amende.

Le défaut de dépôt des comptes annuels au greffe, distinct de l'absence de comptabilité, expose par ailleurs à des sanctions spécifiques détaillées dans notre article sur le dépôt des comptes annuels d'une EURL.