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DPAE : comment effectuer la déclaration préalable à l'embauche ?
Avant de faire travailler un salarié, quel que soit son contrat, l'employeur doit accomplir une formalité obligatoire auprès de l'Urssaf : la déclaration préalable à l'embauche, ou DPAE. Cette démarche ne peut pas être effectuée après le début du contrat : elle doit précéder la prise de poste, sans exception.
La DPAE ne se limite pas à une simple formalité administrative. Elle déclenche automatiquement plusieurs affiliations essentielles : rattachement du salarié au régime de Sécurité sociale, à l'assurance chômage, et demande de suivi médical auprès du service de santé au travail. Son absence expose l'employeur à des sanctions qui vont bien au-delà d'une simple amende.
Cet article détaille les délais à respecter, les informations à transmettre, les canaux disponibles pour effectuer la déclaration, et les conséquences d'un oubli ou d'un retard.
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Qu'est-ce que la DPAE ?
La déclaration préalable à l'embauche est une obligation légale prévue par l'article L1221-10 du Code du travail. Elle consiste à informer l'Urssaf, avant toute prise de poste, qu'un salarié va être embauché.
Cette déclaration unique remplace plusieurs formalités qui existaient auparavant séparément. Elle permet, en une seule opération :
- Immatriculer l'employeur au régime général de la Sécurité sociale, lors d'une première embauche
- Affilier le salarié au régime d'assurance chômage
- Déclencher la demande de suivi individuel de l'état de santé auprès du service de santé au travail
- Préinscrire le salarié auprès de la caisse de retraite complémentaire Agirc-Arrco
Cette obligation concerne tous les employeurs, sans condition d'effectif, dès la première embauche. Elle s'applique à tous les contrats de travail, qu'il s'agisse d'un contrat à durée indéterminée ou d'un contrat à durée déterminée.
Pour un employeur qui recrute pour la première fois, la DPAE s'inscrit parmi de nombreuses démarches à accomplir. Le guide consacré à l'embauche d'un premier salarié détaille l'ensemble de ces formalités dans leur ordre chronologique.
Quand effectuer la déclaration préalable à l'embauche ?
La DPAE obéit à une fenêtre temporelle précise, encadrée par la loi.
Elle peut être transmise au plus tôt 8 jours avant la date d'embauche prévue. Elle doit être transmise au plus tard avant que le salarié ne commence effectivement à travailler, y compris s'il débute le jour même de son recrutement.
En pratique, cela signifie qu'un employeur ne peut jamais régulariser une DPAE après la prise de poste. Une déclaration effectuée après le début du contrat est considérée comme n'ayant jamais été accomplie dans les délais, quelle que soit la rapidité de la régularisation.
Point de vigilance
Une DPAE transmise à l'Urssaf, mais suivie d'une embauche qui ne se réalise finalement pas, doit être annulée. L'employeur ne peut pas se contenter de ne rien faire : l'absence d'annulation laisse subsister une déclaration d'embauche qui ne correspond à aucune réalité.
Cette annulation s'effectue auprès de l'Urssaf, par les mêmes canaux que ceux utilisés pour la déclaration initiale, dans les meilleurs délais après la décision de ne pas embaucher.
Comment transmettre la DPAE ?
Les canaux disponibles pour effectuer la déclaration
Plusieurs canaux permettent d'effectuer la déclaration préalable à l'embauche, selon la taille de l'entreprise et les outils dont dispose l'employeur.
Le service en ligne net-entreprises.fr constitue le canal le plus utilisé. Il permet de saisir directement les informations relatives à l'employeur et au salarié, et de recevoir un accusé de réception immédiat. L'espace employeur du site de l'Urssaf propose également ce service.
Les entreprises qui utilisent un logiciel de paie professionnel peuvent transmettre la DPAE directement depuis ce logiciel, par échange de données informatisé, sans ressaisie manuelle. Les employeurs de moins de 20 salariés disposent en outre d'une ligne téléphonique dédiée auprès de l'Urssaf, réservée aux déclarations simples.
Le récépissé délivré par l'Urssaf
Une fois la DPAE transmise, l'Urssaf délivre un accusé de réception. Ce document mentionne notamment l'organisme destinataire de la déclaration et, le cas échéant, le numéro d'immatriculation attribué à l'employeur lors d'une première embauche.
L'employeur doit conserver cet accusé de réception. Il doit également en remettre une copie au salarié, ou lui remettre une copie de la déclaration elle-même, si ce dernier en fait la demande.
Quelles informations transmettre lors de la DPAE ?
La DPAE réunit des informations concernant l'employeur, le salarié et les caractéristiques du contrat de travail. Le tableau suivant présente les principales catégories d'informations à transmettre.
| Catégorie | Informations à transmettre |
|---|---|
| Employeur | Dénomination ou nom, adresse, numéro SIRET |
| Salarié | Nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale si connu |
| Contrat | Date et heure d'embauche, nature du contrat, durée si contrat à durée déterminée |
| Période d'essai | Durée de la période d'essai, si le contrat en prévoit une |
Lorsque le contrat conclu est à durée déterminée, la DPAE doit préciser sa durée exacte. Cette durée doit correspondre à celle fixée dans le contrat, dont les conditions et la durée maximale répondent à des règles propres.
La période d'essai, si le contrat en prévoit une, doit également figurer dans la déclaration. Sa durée légale varie selon le statut du salarié et la nature du contrat conclu.
Checklist : effectuer sa DPAE sans erreur
Voici les points à vérifier pour transmettre une déclaration préalable à l'embauche complète et dans les délais.
- Réunir l'identité complète du salarié avant la date d'embauche prévue
- Vérifier le numéro de sécurité sociale du salarié si celui-ci le connaît déjà
- Transmettre la déclaration au plus tard avant la prise de poste effective
- Conserver l'accusé de réception délivré par l'Urssaf
- Remettre une copie de la déclaration au salarié s'il en fait la demande
- Annuler la déclaration si l'embauche ne se concrétise finalement pas
Que risque l'employeur qui n'effectue pas la DPAE ?
L'absence de DPAE ou son accomplissement après la prise de poste constitue une infraction. La sanction applicable dépend du caractère intentionnel ou non du manquement.
Un simple oubli ou retard, sans intention de dissimuler l'emploi, est puni de l'amende prévue pour les contraventions de la 4e classe, soit 750 € par salarié concerné. Cette amende peut atteindre 1 500 € en cas de récidive.
Lorsque l'absence de déclaration est intentionnelle, la qualification change radicalement. Le Code du travail assimile ce manquement à du travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié. Les sanctions sont alors bien plus lourdes : jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende pour une personne physique, ce montant étant porté à 225 000 € pour une personne morale.
Le travail dissimulé expose également l'employeur à un redressement de l'ensemble des cotisations sociales dues, à la perte des exonérations et réductions de charges patronales dont il aurait bénéficié, ainsi qu'à des interdictions temporaires d'exercer une activité commerciale ou de percevoir des aides publiques.
FAQ : déclaration préalable à l'embauche
Faut-il effectuer une DPAE pour un stagiaire ?
Non. Le stage n'est pas un contrat de travail : la convention de stage échappe donc à l'obligation de DPAE. En revanche, tout contrat de travail, même d'une durée d'un seul jour, y est soumis, y compris pour un contrat très court.
Peut-on corriger une DPAE après l'avoir transmise ?
Oui, si une erreur est constatée avant la prise de poste, une nouvelle déclaration rectificative peut être transmise. En revanche, une fois le salarié en poste, la déclaration initiale ne peut plus être modifiée rétroactivement.
Le Titre Emploi Service Entreprise dispense-t-il de la DPAE ?
Non, il ne dispense pas de cette obligation, mais il l'intègre. L'employeur qui utilise le Tese n'a pas de démarche distincte à effectuer : la déclaration préalable à l'embauche est réalisée automatiquement par ce dispositif.
Qui effectue la DPAE lorsqu'un salarié intérimaire est mis à disposition ?
C'est l'agence de travail temporaire, en tant qu'employeur du salarié intérimaire, qui accomplit la DPAE. L'entreprise utilisatrice qui accueille le salarié n'a pas cette obligation.
Sources légales et réglementaires :
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