Article

Registre unique du personnel : contenu et mentions obligatoires

Dès l'embauche de son premier salarié, un employeur doit tenir un document précis : le registre unique du personnel. Ce registre recense, dans l'ordre chronologique des embauches, l'ensemble des personnes ayant travaillé dans l'entreprise, avec des mentions qui varient selon la nature du contrat.

Ce n'est pas un document facultatif ni une simple bonne pratique. L'obligation découle directement du Code du travail, et son absence ou son incomplétude expose l'employeur à une sanction pénale, appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés par une irrégularité.

Cet article détaille les mentions obligatoires à porter sur le registre, les règles particulières applicables à certaines catégories de salariés, ainsi que les modalités de tenue et de conservation exigées par la loi.

Qu'est-ce que le registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel est un document que tout employeur doit tenir dès qu'il emploie au moins un salarié, quelle que soit la taille de l'entreprise. Cette obligation résulte de l'article L1221-13 du Code du travail, qui impose de recenser, dans l'ordre des embauches, les salariés liés à l'entreprise par un contrat de travail.

Le terme « unique » signifie que ce registre centralise en un seul document l'ensemble des informations relatives aux embauches, quel que soit le type de contrat concerné : contrat à durée indéterminée, contrat à durée déterminée, temps partiel ou temps complet. Il ne s'agit pas d'un registre par catégorie de personnel, mais d'un document global tenu chronologiquement.

Cette obligation naît indépendamment de la déclaration préalable à l'embauche, formalité distincte à accomplir avant toute prise de poste. Le délai légal de la déclaration préalable à l'embauche concerne une formalité auprès de l'Urssaf, alors que le registre unique du personnel est un document interne conservé par l'employeur.

Lorsque l'entreprise comporte plusieurs établissements, le registre est en principe tenu au niveau de chaque établissement, pour les salariés qui y sont affectés.

Les mentions obligatoires pour chaque salarié

L'article D1221-23 du Code du travail fixe le socle des informations devant figurer sur le registre pour tout salarié inscrit, sans distinction de catégorie. Ces mentions constituent la base commune, applicable à chaque embauche.

• Nom et prénoms du salarié
• Nationalité du salarié
• Date de naissance du salarié
• Sexe du salarié
• Emploi occupé au sein de l'entreprise
• Qualification professionnelle du salarié
• Date d'entrée du salarié dans l'établissement
• Date de sortie du salarié de l'établissement

Ces informations doivent être inscrites dans l'ordre chronologique des embauches, et non par ordre alphabétique ou par service. Cet ordre permet de reconstituer, à tout moment, l'historique des recrutements de l'entreprise.

Les mentions complémentaires selon la catégorie de salarié

Au-delà du socle commun, l'article D1221-24 du Code du travail impose des mentions supplémentaires pour certaines catégories de personnel. Ces mentions ne se substituent pas aux informations de base : elles s'y ajoutent.

Salariés en contrat à durée déterminée

Pour chaque salarié titulaire d'un contrat à durée déterminée, le registre doit porter la mention « contrat à durée déterminée ». Cette mention permet de distinguer immédiatement, à la lecture du registre, les contrats temporaires des contrats à durée indéterminée.

Salariés temporaires (intérimaires)

Lorsqu'un salarié est mis à disposition par une entreprise de travail temporaire, le registre doit indiquer le nom et l'adresse de cette entreprise de travail temporaire, ainsi que la mention « contrat de travail temporaire » à l'issue de chaque contrat de mission.

Stagiaires

Les stagiaires accueillis dans l'entreprise dans le cadre d'un stage prévu par le code de l'éducation doivent également apparaître sur le registre, bien qu'ils ne soient pas liés par un contrat de travail. Le registre porte alors la mention « stagiaire », les dates de début et de fin du stage, le nom et le prénom du tuteur, ainsi que la localisation du service ou de l'atelier dans lequel le stagiaire est accueilli.

Salariés étrangers soumis à autorisation de travail

Pour les salariés étrangers ne relevant pas d'un État membre de l'Union européenne ou d'un État partie à l'accord sur l'Espace économique européen, le registre doit préciser le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail. Cette mention permet à l'inspection du travail de vérifier immédiatement la régularité de l'emploi.

Comment tenir et conserver le registre ?

Le support du registre

Le registre peut être tenu sur support papier ou sous forme électronique. Lorsqu'il est dématérialisé, l'employeur doit garantir l'intégrité des données enregistrées, de manière à ce qu'aucune modification postérieure ne puisse passer inaperçue. Aucun format précis n'est imposé par la loi, tant que le contenu et l'ordre chronologique sont respectés.

Où et pour qui le registre doit-il être disponible ?

Le registre doit être tenu à la disposition de l'inspecteur du travail, qui peut en demander la communication sans délai lors d'un contrôle. Il doit également pouvoir être consulté par les membres du comité social et économique, ainsi que par les agents des organismes de sécurité sociale et le médecin du travail, dans le cadre de leurs missions respectives.

Contrairement au bulletin de paie, dont les mentions obligatoires portent sur la rémunération individuelle versée à chaque salarié, le registre unique du personnel ne comporte aucune donnée relative aux salaires. Ce sont deux documents distincts, répondant à des finalités différentes.

La durée de conservation

Les mentions relatives à un salarié doivent rester inscrites sur le registre pendant cinq ans à compter de la date à laquelle ce salarié a quitté l'établissement. Ce délai s'applique indépendamment du motif de la sortie : démission, licenciement, fin de contrat à durée déterminée ou rupture conventionnelle.

Que risque l'employeur en cas d'absence ou d'irrégularité ?

L'absence de registre unique du personnel, tout comme l'omission des mentions obligatoires, constitue une infraction pénale. L'article R1227-7 du Code du travail sanctionne ce manquement par l'amende prévue pour les contraventions de la 5e classe, soit 1 500 €, portée à 3 000 € en cas de récidive.

Cette amende s'applique autant de fois qu'il y a de salariés concernés par l'irrégularité. Un registre incomplet pour dix salariés peut donc entraîner dix amendes distinctes, ce qui alourdit considérablement le montant total encouru par rapport à une infraction isolée.

Le registre unique du personnel s'ajoute aux autres obligations déclaratives de l'employeur, au premier rang desquelles figure la déclaration sociale nominative. Ces obligations sont complémentaires : l'une n'exonère jamais l'employeur du respect de l'autre.