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Frais kilométriques : barème et calcul

Un salarié, un dirigeant assimilé salarié ou un travailleur indépendant qui utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels peut obtenir le remboursement de ces frais sans avoir à produire une facture pour chaque trajet. C'est le rôle du barème kilométrique : une grille forfaitaire, publiée chaque année par l'administration fiscale, qui permet de calculer ce remboursement à partir de la seule distance parcourue et de la puissance du véhicule.

Ce barème n'est pas qu'un outil de commodité. Il fixe aussi la limite au-delà de laquelle une indemnité versée par un employeur ou une société perd son exonération de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu. Une erreur sur la formule, sur la puissance fiscale retenue ou sur la justification des trajets peut donc coûter cher lors d'un contrôle.

Cet article détaille la méthode de calcul, présente le barème applicable aux voitures et aux deux-roues, et précise dans quelles situations le barème kilométrique doit être préféré à la déduction des frais réels justifiés.

Qu'est-ce que le barème kilométrique ?

Le barème kilométrique est un outil forfaitaire publié chaque année par l'administration fiscale. Il permet d'évaluer le coût d'utilisation d'un véhicule personnel à des fins professionnelles : carburant, entretien, assurance, usure du véhicule et, pour les voitures, une partie de la dépréciation liée au kilométrage parcouru.

Ce barème sert deux objectifs distincts. D'une part, il permet à un salarié ou à un dirigeant assimilé salarié de calculer le montant que son employeur ou sa société peut lui rembourser, en franchise de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu, pour ses déplacements professionnels. D'autre part, il permet à un salarié optant pour la déduction des frais réels, ou à un travailleur indépendant, de déterminer le montant des frais de véhicule déductibles de son revenu imposable.

Le barème kilométrique ne couvre pas les trajets entre le domicile et le lieu de travail habituel, qui relèvent des frais personnels sauf circonstances particulières reconnues par l'administration fiscale (éloignement important, absence de transport en commun adapté, situation de handicap). Pour un dirigeant qui exerce une partie de son activité depuis son domicile, d'autres règles de déduction s'appliquent, détaillées dans notre article sur le travail à domicile du dirigeant.

Qui peut utiliser le barème kilométrique ?

Trois catégories de personnes peuvent recourir au barème kilométrique, chacune dans un cadre juridique différent.

• Les salariés et les dirigeants assimilés salariés (président de SAS ou de SASU, gérant minoritaire ou égalitaire de SARL) qui utilisent leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels remboursés par l'employeur ou la société
• Les salariés qui optent, sur leur déclaration de revenus, pour la déduction des frais réels plutôt que pour l'abattement forfaitaire de 10 %
• Les travailleurs indépendants relevant des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ou des bénéfices non commerciaux (BNC), pour évaluer les frais de véhicule déductibles de leur résultat imposable

Pour les indépendants relevant des BIC, l'usage du barème kilométrique n'est possible que si le véhicule n'est pas inscrit au registre des immobilisations de l'entreprise. Un véhicule inscrit à l'actif ouvre droit à la déduction des frais réels et des amortissements, mais pas au barème forfaitaire.

Le barème kilométrique ne concerne que les véhicules appartenant à titre personnel au salarié, au dirigeant ou à l'indépendant, ou pris par eux en location. Un véhicule mis à disposition par la société relève d'un régime distinct, décrit dans notre article sur le véhicule de société, qui traite du régime fiscal et des charges sociales applicables à ce type de mise à disposition.

Comment calculer son remboursement kilométrique ?

La puissance fiscale, première donnée à connaître

Le barème kilométrique classe les véhicules par puissance fiscale, exprimée en chevaux fiscaux (CV). Cette puissance administrative, indiquée au champ P.6 de la carte grise, ne correspond pas à la puissance réelle du moteur exprimée en kilowatts (champ P.2). Pour les voitures, le barème distingue cinq catégories : 3 CV et moins, 4 CV, 5 CV, 6 CV, et 7 CV et plus.

La formule selon la distance parcourue

Pour chaque catégorie de puissance, le barème applique une formule différente selon la distance professionnelle parcourue au cours de l'année. Trois tranches existent : jusqu'à 5 000 km, de 5 001 à 20 000 km, et au-delà de 20 000 km. Dans la première et la troisième tranche, le montant est proportionnel à la distance. Dans la tranche intermédiaire, la formule combine un taux au kilomètre et un montant fixe, ce qui traduit une dégressivité du coût kilométrique au fur et à mesure que la distance augmente.

Le tableau suivant reprend la structure et les taux du barème kilométrique appliqué aux voitures ces dernières années. Ce barème est révisé chaque année par arrêté : avant tout calcul portant sur l'année 2027, il est indispensable de vérifier les taux en vigueur sur impots.gouv.fr.

Exemple de calcul

Un salarié utilise sa voiture personnelle de 5 CV pour ses déplacements professionnels. Sur l'année, il a parcouru 8 000 km à titre professionnel, dont la réalité doit être établie par des justificatifs conformes aux règles applicables aux notes de frais. Cette distance se situe dans la deuxième tranche du barème (de 5 001 à 20 000 km), qui applique la formule (d × 0,332) + 1 340 pour cette puissance fiscale. Le calcul donne : (8 000 × 0,332) + 1 340 = 3 996 €. Le remboursement exonéré de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu s'élève donc à 3 996 € pour l'année, sous réserve que les 8 000 km correspondent bien à des déplacements professionnels réels.

Barème applicable aux motos et scooters

Les deux-roues motorisés suivent un barème distinct, construit sur la même architecture : trois tranches de distance et plusieurs catégories de puissance. Les taux appliqués sont toutefois différents de ceux des voitures, et nettement inférieurs pour les cyclomoteurs. Ce barème figure dans le même arrêté annuel que celui des voitures et doit être vérifié dans les mêmes conditions avant tout calcul pour l'année 2027.

• Motocyclettes de 1 ou 2 CV
• Motocyclettes de 3, 4 ou 5 CV
• Motocyclettes de plus de 5 CV
• Cyclomoteurs d'une cylindrée inférieure ou égale à 50 cm³

Barème forfaitaire ou frais réels : que choisir ?

Le barème kilométrique présente un avantage évident : il évite de conserver et de justifier chaque facture de carburant, d'entretien ou d'assurance. Il suffit de connaître la puissance fiscale du véhicule et la distance professionnelle parcourue.

Cette simplicité a un coût. Pour un véhicule ancien, très consommateur ou soumis à des frais d'entretien élevés, les frais réels justifiés peuvent dépasser le montant calculé par le barème. Dans ce cas, la déduction des frais réels, plus contraignante à documenter, devient plus avantageuse financièrement.

Pour un salarié, ce choix se fait chaque année, lors de la déclaration de revenus, entre l'abattement forfaitaire de 10 % (qui couvre l'ensemble des frais professionnels, pas seulement le véhicule) et la déduction des frais réels calculée, pour la partie véhicule, sur la base du barème kilométrique ou des dépenses réellement engagées.

Quelles sont les limites d'exonération sociale et fiscale ?

Pour un salarié ou un dirigeant assimilé salarié, l'indemnité versée au titre des frais kilométriques est exonérée de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu tant qu'elle respecte deux conditions : elle correspond à un déplacement professionnel réel, et son montant n'excède pas celui calculé selon le barème en vigueur.

Si l'indemnité versée dépasse le montant résultant du barème, la part excédentaire est en principe réintégrée dans l'assiette des cotisations sociales, sauf si l'employeur peut démontrer, par des éléments objectifs, que les frais réellement engagés par le salarié justifient ce dépassement.

Un remboursement dont le montant est manifestement disproportionné par rapport à l'activité réelle du salarié peut être requalifié par l'administration en avantage soumis à cotisations, ce qui rejoint la distinction plus générale entre frais professionnels et avantages en nature.

Pour un travailleur indépendant, la logique diffère légèrement : le barème kilométrique ne constitue pas un remboursement exonéré, mais un mode d'évaluation forfaitaire d'une charge déductible du résultat imposable. Il reste néanmoins soumis à l'obligation de justifier la réalité et la nécessité professionnelle de la distance déclarée.