Article

DSN : signaler l'absence d'un salarié (maladie, congé, accident)

Un salarié en arrêt de travail, en congé maternité ou victime d'un accident du travail ne disparaît pas simplement du planning de l'entreprise : son absence déclenche une obligation déclarative précise, distincte de la déclaration sociale nominative mensuelle habituelle. Cette déclaration porte un nom : le signalement d'événement.

Le signalement permet à l'assurance maladie de calculer et de verser les indemnités journalières de sécurité sociale sans attendre l'échéance mensuelle de la déclaration sociale nominative. Un signalement transmis en retard ou incomplet retarde directement le versement de ces indemnités au salarié concerné.

Cet article détaille quelles absences doivent faire l'objet d'un signalement, sous quel délai le transmettre, et selon quelle procédure.

Qu'est-ce qu'un signalement d'événement en DSN ?

La DSN mensuelle enregistre chaque mois l'ensemble des données de paie de l'entreprise, selon un calendrier fixe. Or un arrêt de travail ou un congé maternité ne survient pas au rythme du mois civil : il faut pouvoir le déclarer dès qu'il se produit. C'est le rôle du signalement d'événement, une déclaration transmise « au fil de l'eau », indépendamment de l'échéance mensuelle classique.

Ce signalement s'est substitué à l'attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières, que l'employeur transmettait auparavant séparément à la caisse primaire d'assurance maladie (CPAM). Depuis la généralisation de la DSN à l'ensemble des employeurs, cette information transite par le même canal déclaratif.

Concrètement, le signalement emprunte le même circuit technique que la DSN mensuelle : le logiciel de paie compatible avec la norme DSN. Mais il constitue un flux distinct, déclenché à la survenance de l'événement, et non lors de la clôture de paie du mois.

Quelles absences doivent faire l'objet d'un signalement ?

La nature de l'absence déterminant un droit à indemnités journalières est le critère décisif. Les absences suivantes doivent systématiquement faire l'objet d'un signalement :

• Maladie non professionnelle
• Accident du travail
• Maladie professionnelle
• Accident de trajet
• Congé de maternité
• Congé de paternité et d'accueil de l'enfant
• Congé d'adoption
• Reprise à temps partiel pour motif thérapeutique

À l'inverse, les congés payés ordinaires, les jours de réduction du temps de travail (RTT) et les absences non rémunérées de courte durée sans lien avec un motif médical n'ouvrent aucun droit à indemnités journalières. Ils n'appellent donc aucun signalement spécifique, même si l'absence elle-même reste visible dans les compteurs de paie du salarié.

Quel délai respecter pour transmettre le signalement ?

Le signalement d'un arrêt de travail doit être transmis dans les 5 jours ouvrés suivant la date à laquelle l'employeur a connaissance de l'arrêt, c'est-à-dire, en pratique, la date de réception du volet destiné à l'employeur remis par le salarié. Ce délai est totalement indépendant du calendrier de la DSN mensuelle, qui suit ses propres échéances de dépôt.

Le salarié dispose lui-même d'un délai de 48 heures pour transmettre son avis d'arrêt de travail à l'employeur. Un salarié qui tarde à remettre ce document réduit d'autant la marge de manœuvre réelle dont dispose l'employeur pour respecter son propre délai de signalement.

La même logique de délai s'applique lorsque le salarié reprend son travail avant la date de fin initialement prévue : un signalement de reprise anticipée doit alors être transmis dans les 5 jours ouvrés suivant la date effective de reprise.

Comment transmettre le signalement d'événement ?

Le signalement transite par le même canal que la DSN mensuelle : le logiciel de paie compatible avec la norme DSN. La plupart des logiciels proposent un mode « signalement d'événement » dédié, activé directement lors de la saisie de l'absence dans le dossier du salarié.

À défaut de logiciel compatible, ou pour un employeur de très petite taille ne disposant pas d'un outil de paie intégré, la déclaration peut être réalisée directement depuis le site net-entreprises.fr, dans l'espace consacré à la DSN, en sélectionnant le type de signalement correspondant au motif de l'absence.

Le montant du salaire éventuellement maintenu pendant l'absence doit par ailleurs apparaître de façon spécifique sur le bulletin de paie, dont les mentions obligatoires diffèrent selon que l'employeur pratique ou non la subrogation.

Le cas particulier de la subrogation

La subrogation est le mécanisme par lequel l'employeur continue de verser au salarié tout ou partie de son salaire pendant l'absence, en contrepartie du versement direct, par la CPAM, des indemnités journalières à l'employeur lui-même plutôt qu'au salarié. Ce dispositif n'est pas systématique : il résulte le plus souvent d'une convention collective, d'un accord d'entreprise ou d'un usage constant dans l'entreprise.

Lorsque l'employeur est subrogé, le signalement doit impérativement le préciser, en indiquant le montant du salaire net maintenu. Sans cette mention, la CPAM verse les indemnités journalières directement au salarié, ce qui peut créer un double versement si l'employeur a par ailleurs maintenu l'intégralité du salaire de son côté.

Que risque-t-on en cas de retard ou d'absence de signalement ?

Aucun texte ne prévoit de sanction pécuniaire automatique en cas de signalement absent ou tardif. Les conséquences n'en sont pas moins réelles pour les deux parties concernées.

Pour le salarié, un signalement retardé retarde mécaniquement le versement de ses indemnités journalières par la CPAM, avec un risque de difficulté financière pendant la période d'arrêt. Pour l'employeur subrogé, ce même retard décale le remboursement des sommes qu'il a avancées au titre du maintien de salaire.

Lorsqu'une erreur est détectée dans un signalement déjà transmis, une date d'arrêt inexacte ou un motif erroné par exemple, une correction doit être effectuée sans attendre, en suivant une logique similaire à celle utilisée pour corriger une erreur dans la DSN mensuelle.