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Caisse enregistreuse certifiée : obligation depuis 2018

Depuis le 1er janvier 2018, tout professionnel assujetti à la TVA qui encaisse des paiements de particuliers au moyen d'un logiciel ou d'un système de caisse doit utiliser un outil certifié. Cette obligation, souvent résumée par l'expression « caisse enregistreuse certifiée », concerne en réalité tous les logiciels de caisse, qu'ils équipent une caisse physique traditionnelle ou fonctionnent sur tablette, smartphone ou ordinateur.

L'objectif de cette mesure est de lutter contre la fraude à la TVA en garantissant que les données de caisse ne peuvent être effacées ou modifiées après leur enregistrement. Un commerçant, un restaurateur ou un artisan qui ne respecte pas cette obligation s'expose à une amende, même en l'absence de toute fraude constatée.

Cet article précise qui est concerné par cette obligation, quelles conditions techniques un logiciel de caisse doit respecter, comment obtenir la certification requise et quelles sanctions s'appliquent en cas de non-conformité.

Qu'est-ce que la certification des logiciels de caisse ?

L'obligation de certification des logiciels de caisse résulte de l'article 286 du Code général des impôts (CGI), modifié par l'article 88 de la loi de finances pour 2016. Ce texte impose aux assujettis à la TVA qui enregistrent les paiements de leurs clients au moyen d'un logiciel de comptabilité, de gestion ou d'un système de caisse, d'utiliser un outil répondant à des conditions strictes d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données.

Le terme « caisse enregistreuse » renvoie dans le langage courant à un appareil physique, mais l'obligation légale vise en réalité le logiciel qui pilote cet appareil, et non le matériel lui-même. Une caisse traditionnelle équipée d'un logiciel non conforme reste hors la loi ; à l'inverse, un logiciel installé sur une tablette peut parfaitement satisfaire à l'obligation, dès lors qu'il est certifié. Cette obligation est distincte de celle qui encadre le logiciel de facturation, qui répond à d'autres règles selon la nature des clients facturés.

Cette obligation ne crée aucune nouvelle taxe ni aucune nouvelle déclaration. Elle impose seulement que l'outil utilisé pour encaisser les clients garantisse la fiabilité et la traçabilité des données enregistrées, en vue d'un éventuel contrôle par l'administration fiscale.

Qui est concerné par cette obligation ?

L'obligation s'applique à tout professionnel assujetti à la TVA qui enregistre les paiements de ses clients non assujettis au moyen d'un logiciel ou d'un système de caisse. Sont ainsi concernés les commerçants, les restaurateurs, les artisans, les hôteliers et, plus largement, tout professionnel qui vend directement à des particuliers.

Les situations qui échappent à l'obligation

Certaines situations restent hors du champ de cette obligation. Un micro-entrepreneur qui bénéficie de la franchise en base de TVA n'est pas assujetti à cette taxe : il n'entre donc pas dans le champ de cette obligation, tant qu'il reste sous ce régime. De même, une entreprise qui travaille exclusivement avec des clients professionnels assujettis, et qui émet une facture pour chaque vente sans recourir à un système de caisse, n'est pas concernée par cette obligation spécifique.

Dès qu'un professionnel dépasse les seuils de la franchise en base de TVA ou opte volontairement pour l'assujettissement, il entre dans le champ de l'obligation s'il utilise un logiciel ou un système de caisse pour enregistrer les paiements de sa clientèle non assujettie.

Quelles conditions techniques doit respecter le logiciel ?

Le Code général des impôts impose quatre conditions cumulatives, souvent désignées par l'acronyme ISCA : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données.

• Inaltérabilité : une vente enregistrée est intangible ; toute correction apparaît sous forme d'une nouvelle écriture, jamais d'une suppression
• Sécurisation : les données sont protégées contre toute perte, altération accidentelle ou intrusion extérieure
• Conservation : les données restent lisibles pendant toute la durée légale de conservation des documents comptables
• Archivage : l'export des données est possible à chaque clôture, dans un format exploitable par l'administration

Ces quatre conditions doivent être respectées simultanément. Un logiciel qui garantit la sécurisation des données mais qui permet de supprimer une vente sans laisser de trace ne remplit pas les exigences légales, même s'il présente par ailleurs des fonctionnalités avancées. L'archivage des données de caisse suit d'ailleurs des principes proches de ceux applicables à l'archivage électronique des documents comptables et commerciaux.

Comment certifier son logiciel de caisse ?

La loi prévoit deux voies distinctes pour justifier de la conformité d'un logiciel de caisse. Le professionnel n'a pas à choisir entre les deux : il lui suffit de disposer de l'un des deux documents.

La certification par un organisme accrédité

La première voie consiste en une certification délivrée par un organisme accrédité par le Comité français d'accréditation (Cofrac). Ces organismes, comme AFNOR Certification ou le Laboratoire national de métrologie et d'essais (LNE), attribuent un certificat après avoir vérifié la conformité technique du logiciel aux exigences légales. La norme NF525 constitue la référence la plus répandue en la matière.

L'attestation individuelle de l'éditeur

La seconde voie, plus fréquente en pratique, consiste en une attestation individuelle délivrée directement par l'éditeur du logiciel, sous sa propre responsabilité. Cette attestation doit être conforme à un modèle fixé par l'administration fiscale. Elle engage la responsabilité de l'éditeur, qui certifie que son produit respecte les conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage prévues par la loi. Le logiciel de caisse traite également des données personnelles des clients, ce qui implique de respecter par ailleurs les règles applicables en matière de RGPD pour les TPE.

Dans les deux cas, le document, certificat ou attestation, doit être conservé par le professionnel utilisateur du logiciel, et non par l'éditeur seul. C'est en effet l'utilisateur, et non le fournisseur du logiciel, qui est tenu de justifier de la conformité de son outil en cas de contrôle.

Quelles sanctions en cas de non-conformité ?

L'article 1770 duodecies du Code général des impôts prévoit une amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse non conforme, appliquée par exercice et par établissement contrôlé. Cette sanction ne nécessite pas la preuve d'une fraude : l'absence de certificat ou d'attestation suffit à la déclencher, même si les ventes ont été correctement enregistrées et déclarées.

Le professionnel sanctionné dispose d'un délai de 60 jours à compter de la notification pour régulariser sa situation, en se procurant le certificat ou l'attestation manquante, ou en changeant de logiciel. En l'absence de mise en conformité dans ce délai, une nouvelle amende de 7 500 € peut être appliquée.

Cette amende vise le professionnel utilisateur du logiciel, et non l'éditeur du logiciel lui-même. C'est donc au dirigeant qu'il revient de vérifier, avant tout contrôle, que son outil de caisse dispose bien du document justificatif requis.