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Assemblée générale d'une SAS : formalités, délais et procès-verbal

Contrairement à la SARL ou à la SA, la SAS ne connaît pas de règles légales détaillées pour l'organisation de ses assemblées générales. Les statuts fixent eux-mêmes les modalités de convocation, de vote et de tenue des décisions collectives. Cette liberté, propre à la société par actions simplifiée, ne dispense toutefois pas le président et les associés de respecter certaines règles impératives.

Certaines décisions doivent obligatoirement être prises par l'ensemble des associés, quelle que soit la rédaction des statuts. L'approbation des comptes annuels en fait partie, tout comme les opérations touchant au capital social ou à la forme de la société. Une décision prise en méconnaissance de ces règles peut être annulée à la demande de tout intéressé.

Cet article détaille ce que les statuts d'une SAS peuvent librement organiser, ce que la loi impose malgré tout, et comment rédiger un procès-verbal qui protège la société en cas de contestation.

Une liberté statutaire encadrée par la loi

La société par actions simplifiée se distingue de la SARL et de la SA par l'absence quasi totale de règles légales encadrant ses assemblées générales. L'article L227-9 du Code de commerce confie aux statuts le soin de déterminer les décisions qui doivent être prises collectivement par les associés, ainsi que les formes et conditions dans lesquelles elles interviennent.

Cette liberté s'explique par l'exclusion, prévue par l'article L227-1 du Code de commerce, des dispositions applicables aux assemblées générales de la société anonyme. Contrairement à une SA, une SAS n'est donc soumise à aucun délai légal de convocation, à aucune règle de quorum imposée, ni à aucun formalisme obligatoire pour la tenue de ses décisions collectives.

Les statuts peuvent ainsi organiser librement le mode de convocation, la majorité requise, et même le support de la décision : réunion physique, visioconférence, consultation écrite ou acte signé par tous les associés. Cette souplesse constitue l'un des principaux atouts de la SAS pour les dirigeants qui souhaitent adapter la gouvernance à la réalité de leur société.

Cette liberté trouve toutefois une limite : certaines décisions échappent à l'autonomie statutaire et doivent obligatoirement être soumises à l'ensemble des associés.

Les décisions à prendre obligatoirement en collectivité

Le second alinéa de l'article L227-9 du Code de commerce impose que certaines décisions soient prises collectivement par les associés, quelle que soit la rédaction des statuts. Ces décisions correspondent, dans une société anonyme, aux attributions réservées aux assemblées générales ordinaires et extraordinaires.

• Approbation des comptes annuels et affectation du résultat
• Augmentation, amortissement ou réduction du capital social
• Fusion, scission ou apport partiel d'actif soumis au régime des scissions
• Dissolution de la société
• Transformation en une société d'une autre forme
• Nomination des commissaires aux comptes, lorsque leur désignation est requise

Ces décisions demeurent soumises à la collectivité des associés même si les statuts tentent d'en confier l'adoption au seul président. Une clause statutaire qui viendrait déléguer l'une de ces décisions à un organe de direction serait sans effet, la loi imposant leur caractère collectif.

La désignation d'un commissaire aux comptes ne relève d'ailleurs pas d'un choix automatique : elle dépend de seuils précis, détaillés dans notre article sur le commissaire aux comptes en SAS.

Les clauses statutaires exigeant l'unanimité des associés

Au-delà des décisions énumérées ci-dessus, certaines clauses statutaires protectrices ne peuvent être adoptées ou modifiées qu'à l'unanimité des associés, en application de l'article L227-19 du Code de commerce. C'est notamment le cas de la clause d'inaliénabilité des actions et de la clause d'exclusion d'un associé. Cette exigence vise à protéger les associés contre une modification substantielle de leurs droits sans leur accord.

Les formes possibles de l'assemblée générale

La loi n'impose aucune forme particulière pour matérialiser une décision collective en SAS. Les statuts déterminent librement le support retenu, qui peut varier selon la nature de la décision à prendre.

Rien n'empêche les statuts de combiner plusieurs formes selon les décisions concernées : une réunion physique pour l'approbation annuelle des comptes, une consultation écrite pour les décisions courantes moins sensibles.

Convocation et information des associés

Le mode et le délai de convocation ne sont pas fixés par la loi pour une SAS, contrairement à la société anonyme qui impose un délai minimal de quinze jours. Les statuts déterminent librement qui convoque, en général le président, sous quelle forme (lettre recommandée, courrier électronique, remise en main propre) et dans quel délai avant la date de la décision.

Cette liberté ne dispense pas de bon sens : un délai trop court, ou une convocation adressée par un moyen non prévu par les statuts, expose la décision prise à une contestation ultérieure pour non-respect des règles statutaires.

Les associés doivent par ailleurs disposer, avant de se prononcer, des documents nécessaires à une décision éclairée. Pour l'approbation des comptes annuels, cela suppose la communication du rapport de gestion, des comptes annuels et, le cas échéant, du rapport du commissaire aux comptes. Les modalités précises de cette communication sont détaillées dans notre article sur l'approbation des comptes d'une SAS.

Le délai de six mois pour approuver les comptes annuels

Parmi les décisions collectives obligatoires, l'approbation des comptes annuels obéit à un délai légal précis. L'article L232-1 du Code de commerce impose que les associés statuent sur les comptes de l'exercice écoulé dans un délai de 6 mois à compter de la clôture de cet exercice.

Cette règle s'applique aux sociétés par actions, y compris à la SAS, indépendamment de la liberté statutaire dont elle bénéficie par ailleurs pour organiser ses décisions collectives. Pour une SAS dont l'exercice se clôture le 31 décembre, les comptes doivent donc être approuvés au plus tard le 30 juin de l'année suivante.

Ce délai peut être prolongé sur demande motivée adressée au président du tribunal de commerce, qui statue par ordonnance sur requête. Cette prolongation reste exceptionnelle et ne dispense pas d'anticiper la préparation des documents comptables.

Quorum et majorité : que peuvent prévoir les statuts ?

Hormis les cas d'unanimité imposés par la loi pour certaines clauses statutaires protectrices, la SAS ne connaît aucune règle légale de quorum ou de majorité. Les statuts fixent librement le seuil à atteindre pour qu'une décision soit valablement adoptée : majorité simple, majorité qualifiée, ou unanimité renforcée pour certaines décisions jugées sensibles.

Cette liberté permet d'adapter la gouvernance à la structure de l'actionnariat. Une SAS détenue par deux associés à parts égales peut par exemple prévoir une majorité qualifiée pour éviter tout blocage, tandis qu'une SAS filiale d'un groupe peut se contenter d'une majorité simple, l'associé majoritaire disposant de fait du contrôle des décisions.

En l'absence de précision statutaire sur un point donné, la prudence recommande de retenir la majorité simple des voix des associés présents ou représentés, solution la plus proche de l'esprit général du droit des sociétés.

Rédaction et contenu du procès-verbal

Le fait que la loi n'impose aucun formalisme particulier pour la tenue des décisions collectives ne dispense pas d'en conserver une trace écrite. Le procès-verbal reste la preuve de la décision prise, opposable aux associés, aux tiers et à l'administration.

Ce document est également indispensable pour accomplir certaines formalités postérieures : dépôt au greffe en cas de modification statutaire, présentation à la banque pour justifier d'une augmentation de capital, ou communication à l'administration fiscale en cas de contrôle.

Registre des décisions et conservation du procès-verbal

La question de la conservation des procès-verbaux se pose différemment selon que la SAS compte un seul associé ou plusieurs. Pour une SAS unipersonnelle, l'article L227-9 du Code de commerce impose explicitement que les décisions de l'associé unique soient répertoriées dans un registre.

Pour une SAS pluripersonnelle, aucun texte n'impose formellement la tenue d'un registre au sens strict. La pratique recommande néanmoins fortement de conserver les procès-verbaux dans un registre coté et paraphé, ou dans un registre dématérialisé conforme au décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019, au même titre que le registre des mouvements de titres, également obligatoire en SAS.

Ce registre, quelle que soit sa forme, doit être conservé au siège social de la société et tenu à la disposition de tout associé qui souhaiterait consulter les décisions antérieures.

Sanctions en cas de non-respect des règles applicables

Le dernier alinéa de l'article L227-9 du Code de commerce prévoit une sanction claire : les décisions prises en violation des règles relatives aux décisions collectives obligatoires, ou aux clauses statutaires nécessitant l'unanimité, peuvent être annulées à la demande de tout intéressé.

Cette notion de « tout intéressé » est large : un associé minoritaire écarté d'une décision, un créancier de la société, ou même un tiers cocontractant peuvent, selon les circonstances, avoir intérêt à contester la validité d'une décision mal formalisée.

Au-delà du risque d'annulation, une décision collective irrégulière peut également retarder d'autres formalités qui en dépendent : le greffe du tribunal de commerce peut refuser d'enregistrer une modification statutaire dont le procès-verbal justificatif est incomplet ou manifestement irrégulier.